AUDITORIA DE CRONOGRAMAS: CONFIRME SE A FOLGA TOTAL É RAZOÁVEL (4/4)

O Segundo grupo, das melhores práticas para elaboração de cronogramas, recomendado pelo Guia de Avaliação de Cronogramas, diz respeito a um cronograma Bem Construído, sendo o terceiro processo deste grupo: Confirme o Caminho Crítico.

Confirme se a Folga Total é Razoável-FT: A Boa Prática sete inclui medições básicas de FT para avaliar a flexibilidade geral do cronograma. Está intimamente relacionado às avaliações das BP 2, 5 e 6, porque uma rede devidamente sequenciada produz estimativas razoáveis de folga e um Caminho Crítico válido. Além disso, como um erro de lógica pode fazer com que uma sequência inteira de atividades apresente quantidades não razoáveis de folga, a amplitude das deficiências relatadas na Melhor Prática 2 deve ser levada em consideração aqui. A folga negativa deve sempre ser questionada.

Quadro 1 – Relação das boas práticas para Confirmar se a Folga Total é Razoável -  adaptado do GAO- 16-89G

Confirme se a FT é razoável através da comparação entre as métricas e limites de aceitação, conforme exemplo no Quadro 2 abaixo.

Quadro 2- Métricas e limites para a Folga Total

Figura 1- Relação entre os Grupos de Processos de Abrangência e Bem Construído, conforme o Schedule Assessment Guide.

Quadro 3- Lista das métricas para confirmar a Folga Total.

Consequências de consumir a Folga

A FT pode fornecer uma contingência dentro do cronograma que pode ser usada para compensar problemas de atrasos, mas qualquer redução/consumo na folga tende a aumentar o risco de atrasar o projeto! Esta solução tem algum mérito (particularmente ao nível teórico).

•  Uso das Folgas no Planejamento

Um dos principais usos das folgas livres no desenvolvimento dos cronogramas é suavização ou nivelamento das demandas dos recursos, quando os recursos são alocados às atividades, prática não usual entre os técnicos, infelizmente.

Todas as opções de nivelamento de recursos fazem com que as folgas mudem. Geralmente, a folga livre é consumida para permitir que algum trabalho seja adiado para remover picos na curva de demanda de recursos, ocasionalmente, folga adicional é criada em algumas partes de um cronograma pelo processo de nivelamento/redistribuição de recursos, mudando a data de conclusão geral para um tempo mais realista e alcançável. O nivelamento eficaz de recursos é um processo altamente complexo, uma vez que o algoritmo de programação linear busca redistribuir os recursos em função das disponibilidades (restrições), desta forma, requer muito mais do que simplesmente selecionar uma opção em seu software. Uma boa dica para realizar o nivelamento de recurso é aplicar “Heurística de Nivelamento”.

•  Uso das Folgas na Execução ("Evaporação das Folgas")

  Na medida que as atividades vão sendo concluídas as Folgas, naturalmente, “evaporam”, conforme verificações que podem ser feitas nas Figura 2- folgas na fase de planejamento (AP) e Figura 3- ausência das folgas na fase de execução (AB). Adicionalmente, as ferramentas de elaboração de cronogramas não “registram a linha de base das folgas” para futuras análises. Um dos principais usos das folgas livres no desenvolvimento dos cronogramas é suavização ou nivelamento das demandas dos recursos, quando os recursos são alocados às atividades, prática não usual entre os técnicos, infelizmente.

Figura 2 - Projeto Inicial sem atualização, conforme planejado (AP) e folgas existentes

Figura 3 - Cronograma atualizado (AB) sem as FT e FL até a data de status

Este fato, ausência de registros da “linha de base das Folgas”, dificulta ou inibe o gerenciamento das Folgas, ao longo da execução. A Folga, como um ativo valioso, deve ser gerenciada ativamente ao longo da execução do contrato, na medida em que pode ser usada para absorver ou compensar atrasos em atividades do caminho crítico, podendo, ainda, servir para recuperar a data de conclusão do projeto. Mas, não tem sido a prática corrente, gerenciamento proativo das folgas, por absoluta falta de registros e ferramentas que auxiliem neste gerenciamento.

Portanto, os Gerentes de Contratos (contratantes e contratados) devem considerar a melhor maneira de gerenciar a Folga ativamente para, em especial, proteção de pleitos.

GERENCIAMENTO DAS FOLGAS

O SCL oferece uma abordagem pragmática para o gerenciamento das Folgas baseado no gerenciamento proativo de todo o cronograma, tais como: i) Obrigações rigorosas de relatórios devem ser incorporadas ao protocolo para identificar problemas antecipadamente e permitir ações corretivas apropriadas. ii) O processo de geração de relatórios também deve rastrear o estado atual das Folgas com base no progresso real até a data de status, eliminando assim discussões sobre qual é a situação 'real' em qualquer ponto no tempo”.

Controle das Atividades do Cronograma Através das Folgas

O propósito do Controle das Atividades do Cronograma Através das Folgas (CACAF), aplicativo desenvolvido pela GS Management, baseado no Management Control System By Floats, trabalho apresentado por Colbert Demaria Boiteux, é registrar as folgas, antes que elas evaporem, para que se possa analisar o uso das folgas e o impacto dos atrasos do cronograma através de métricas e indicadores a cada data de status. Desta forma, será preciso desenvolver análises retrospectivas após o evento de uso das folgas ou atraso das atividades terem ocorridos. O momento pode ser logo após o uso da folga ou do evento de atraso, anteriormente à conclusão do projeto, ou ainda, após a conclusão de todo o projeto, desde que haja registros válidos. O método a ser empregado para avaliação considera a lógica estática do cronograma e as mudanças ocorridas durante a execução do projeto, consistindo na comparação de um cronograma realizado (AB) com a rede lógica planejada (AP) (linha de base das atividades e folgas).

Determinação das Métricas (AP):

Para determinação das métricas e indicadores, segregamos os somatórios das diversas atividades, conforme abaixo, ilustrado na Figura 4:

• P - Programadas e não críticas (10, 30 e 40 = 7 d);

• PC – Programadas e Críticas (20 e 50 = 5 d);

• N – Não Programadas e não críticas (45 = 3 d);

• NC – Não Programadas e Críticas;

• FT – Folga Total (10, 20 e 40 = 7 d);

• FL – Folga Livre (40 = 2 d). 

Figura 4 – Resumo dos dados da Linha de base das Durações e Folgas (AP)

Duração Executada das atividades (AB):

• Pe – Programada executada;

• PCe – Programada Crítica executada;

• Ne – Não Programadas executada;

• NCe – Não Programadas Críticas executada.

  
  

Folga Utilizada (AB):

• FTU – Folga Total Utilizada;

• FLU – Folga Livre Utilizada.

Figura 5 – Resumo dos dados planejado (AP) x executado (AB).

MÉTRICAS E INDICADORES DO CCAF

            Uma vez obtidas as métricas relevantes, agrupamos em treze indicadores de desempenho, relacionados abaixo:

Indicadores de Progresso/Folgas

1. ACE (%) – Atividade Crítica Executada (PCe): em um bom projeto este índice deve ser próximo a unidade (100%);

2. APE (%) – Atividade Programada Executada (Pe): em um projeto bem conduzido, espera-se que as durações das atividades executadas sejam inferiores a duração das atividades programadas, resultando em um valor abaixo de 100%;

3. FTU (%) – Folga Total Utilizada: em um projeto bem programado e bem executado, utiliza-se com menor frequência as FT´s dos projetos. O uso frequente indica a necessidade de revisão do cronograma do projeto;

4. FLU (%) – Folga Livre Utilizada: a utilização constante destas FL´s pode pressupor uma estimativa otimista das durações das atividades;

5. ATd (%) – ATraso na duração: indica os desvios em relação as durações programadas. Este percentual deve ser o menor possível;

6. AVd (%) – AVanço na duração: embora seja desejável um avanço importante na maioria das atividades, este indicador irá sinalizar, provavelmente, estimativas pessimistas das durações;

7. ICd – Indice de Controle divisão: é o resultado da relação entre o somatório dos avanços pelos atrasos (ICd = ƩAV/ƩAT), se o indicador for igual a unidade há compensações entre avanços e atrasos;

8. ICs – Indice de Controle subtração: é o resultado da subtração entre o somatório dos avanços e somatório dos atrasos (ICs = ƩAV - ƩAT), se o indicador for igual a zero há compensações entre avanços e atrasos;

9. ANP (%) – Atividade Não Programadas: este percentual nos fornece um indicador da qualidade do escopo, representado pelo conjunto de atividades que não constavam inicialmente do projeto;

10. ANE (%) - Atividade Não programadas Executadas: este percentual nos fornece um indicador do conjunto de atividades que não constavam do escopo original. Pode indicar um escopo deficiente sendo bem conduzido;

11. ATt – ATraso no término: corresponde ao atraso esperado no término do projeto de acordo com o avanço das atividades do caminho crítico;

12. BEI – Baseline Execution Index: corresponde ao número de atividades concluídas no projeto em relação ao número de atividades de linha de base programadas para concluir até a data de status, este índice deve ser superior a 0,95;

13. CPLI - Crítical Path Length Index: é uma medida da capacidade de realização relativa do caminho crítico. Um CPLI menor que 0,95 deve ser considerado um sinalizador e requer uma investigação mais aprofundada.

Através dos registros e monitoramento periódico das folgas, poderemos identificar como as folgas foram consumidas e relatar de forma clara, através de um Dashboard, composto de doze indicadores, Fig. 6. Identificada as causas, poderemos desenvolver ações para mitigar novos desvios de prazos e durações. A reunião destes indicadores nos permitirá ainda identificar e analisar:

Figura 6 – Gráficos dos indicadores de desempenho a cada data de status.